Eingabe und Fertigstellung der abrechnungsrelevanten Daten wie Lohn- und Gehaltsdaten sowie Fehlzeiten (Tätigkeitsnachweise, Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigungen, Kündigungen etc.) und ggf. Übernahme der Zeitwerte bei elektronischer Zeiterfassung. Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung der eingereichten Daten und Belege. An-, Zwischen- und Abmeldung der Mitarbeiter bei den Sozialversicherungsträgern.
Erstellen und Versenden von Anschreiben an Mitarbeiter oder Niederlassungen z.B. bei Ablauf der Arbeitspapiere oder Immatrikulationsbesch., fehlenden Urlaubsanträgen usw.. Führen von Wiedervorlagen zur Unterstützung der Niederlassungen für z.B. den Ablauf von Arbeitssicherheitsdokumenten oder die tarifliche Hochstufung von EG3-MA auf EG4.
Erfassung von Sachbezügen und Geldwerter Vorteil, Bearbeitung von Lohnersatzleistungen, festen und variablen Be- und Abzügen (Direktversicherung, VWL, Abschläge usw.). Überwachung und Bearbeitung von Pfändungsvorgängen inkl. Erstellen und Versenden von Drittschuldnererklärungen.
Bearbeitung von Austritten (letzte Personalabrechnung, Lohnsteuerbescheinigung, Entgeltbescheinigung, Arbeitspapiere fertigstellen/ verschicken). Rückforderung von evtl. Überzahlungen (bis zur zweiten Mahnstufe) und ggf. Übergabe an den Rechtsanwalt.
Eingabe der faktura-relevanten Daten unter Berücksichtigung der Faktura-Termine, sowie Weiterleitung von Stornos und Gutschriften. Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung während des Faktura-Laufs.
Anlegen, Führen, Prüfen und Schließen der Arbeitnehmer- und Angestelltenakten (Mitarbeiter). Erfassung und Pflege der Mitarbeiter-Stammdaten sowie Neueinstellungen.
Abrechnungsdaten & Sozialversicherung
Eingabe und Fertigstellung der abrechnungsrelevanten Daten wie Lohn- und Gehaltsdaten sowie Fehlzeiten (Tätigkeitsnachweise, Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigungen, Kündigungen etc.) und ggf. Übernahme der Zeitwerte bei elektronischer Zeiterfassung. Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung der eingereichten Daten und Belege. An-, Zwischen- und Abmeldung der Mitarbeiter bei den Sozialversicherungsträgern.
Schriftverkehr & Wiedervorlagen
Erstellen und Versenden von Anschreiben an Mitarbeiter oder Niederlassungen z.B. bei Ablauf der Arbeitspapiere oder Immatrikulationsbesch., fehlenden Urlaubsanträgen usw.. Führen von Wiedervorlagen zur Unterstützung der Niederlassungen für z.B. den Ablauf von Arbeitssicherheitsdokumenten oder die tarifliche Hochstufung von EG3-MA auf EG4.
Sonstige Bezüge & Pfändungen
Erfassung von Sachbezügen und Geldwerter Vorteil, Bearbeitung von Lohnersatzleistungen, festen und variablen Be- und Abzügen (Direktversicherung, VWL, Abschläge usw.). Überwachung und Bearbeitung von Pfändungsvorgängen inkl. Erstellen und Versenden von Drittschuldnererklärungen.
Abwicklung von Austritten
Bearbeitung von Austritten (letzte Personalabrechnung, Lohnsteuerbescheinigung, Entgeltbescheinigung, Arbeitspapiere fertigstellen/ verschicken). Rückforderung von evtl. Überzahlungen (bis zur zweiten Mahnstufe) und ggf. Übergabe an den Rechtsanwalt.
Faktura
Eingabe der faktura-relevanten Daten unter Berücksichtigung der Faktura-Termine, sowie Weiterleitung von Stornos und Gutschriften. Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung während des Faktura-Laufs.
Aktenverwaltung & Stammdaten
Anlegen, Führen, Prüfen und Schließen der Arbeitnehmer- und Angestelltenakten (Mitarbeiter). Erfassung und Pflege der Mitarbeiter-Stammdaten sowie Neueinstellungen.
Qualitätssicherung mittels eines Lohnvorlaufs vor dem Echtabrechnungslauf. Anstoß des Echtabrechnungslaufs zum vereinbarten Termin. Monatsabschluss/ Abrechnungsprüfung anhand systemseitiger Fehler-Protokolle. Durchführung von Lohnkorrekturen und Erstellung von Rückrechnungen. Versenden der Lohnabrechnung an die Mitarbeiter. Erstellung der Zahlungsträger (SEPA-Dateien).
Krankenkassenstammpflege (Fusionen, Neuanlage). Monatliche Überwachung und Abruf der ELStAM-Daten. Rückforderung von Überzahlungen aus Korrekturen gegenüber Krankenkassen. Erstellung und Übermittlung von Erstattungsanträgen gemäß AAG. Erteilung mündlicher und schriftlicher Auskünfte an Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger, sonstige Behörden oder Ämter im Zusammenhang mit der Abrechnung der Mitarbeiter.
Durchführung der Schätzung für die SV-Beiträge des laufenden Monats und Verrechnung mit den Beiträgen aus dem Echtlauf sowie Übermittlung der Daten über Dacota. Erstellung der Lohnsteueranmeldung und der Beitragsnachweise für die Sozialversicherungsträger. Erstellung der entsprechenden Zahlungsträger (SEPA-Dateien).
Lohnlauf & Monatsabschluss
Qualitätssicherung mittels eines Lohnvorlaufs vor dem Echtabrechnungslauf. Anstoß des Echtabrechnungslaufs zum vereinbarten Termin. Monatsabschluss/ Abrechnungsprüfung anhand systemseitiger Fehler-Protokolle. Durchführung von Lohnkorrekturen und Erstellung von Rückrechnungen. Versenden der Lohnabrechnung an die Mitarbeiter. Erstellung der Zahlungsträger (SEPA-Dateien).
Krankenkassen & Finanzamt
Krankenkassenstammpflege (Fusionen, Neuanlage). Monatliche Überwachung und Abruf der ELStAM-Daten. Rückforderung von Überzahlungen aus Korrekturen gegenüber Krankenkassen. Erstellung und Übermittlung von Erstattungsanträgen gemäß AAG. Erteilung mündlicher und schriftlicher Auskünfte an Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger, sonstige Behörden oder Ämter im Zusammenhang mit der Abrechnung der Mitarbeiter.
Sozialversicherung & Lohnsteuer
Durchführung der Schätzung für die SV-Beiträge des laufenden Monats und Verrechnung mit den Beiträgen aus dem Echtlauf sowie Übermittlung der Daten über Dacota. Erstellung der Lohnsteueranmeldung und der Beitragsnachweise für die Sozialversicherungsträger. Erstellung der entsprechenden Zahlungsträger (SEPA-Dateien).
Erfassung sämtlicher kunden- und mitarbeiterseitigen Auftragsdaten und Konditionen. Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung der eingereichten Auftragsinformationen.
Erstellen und Versenden der Arbeitnehmerüberlassungsverträge (AÜV) zzgl. der dazugehörigen Dokumente. Rücklaufkontrolle und schriftliche Erinnerungen der Kunden, wenn diese fehlen und bei Erfolglosigkeit Weiterleitung des Falles an die Niederlassung.
Überwachung von internen und gesetzlichen Vorgaben nach Kundenwunsch (Kalkulation, Mindestlöhne, Auswahlverschulden, Bauhauptgewerbe etc.). Weiterleitung wichtiger Informationen unter Beachtung von Eskalationsstufen. Aufbereitung von statistischen Auswertungen.
Auftragserfassung
Erfassung sämtlicher kunden- und mitarbeiterseitigen Auftragsdaten und Konditionen. Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung der eingereichten Auftragsinformationen.
Arbeitnehmerüberlassungsverträge
Erstellen und Versenden der Arbeitnehmerüberlassungsverträge (AÜV) zzgl. der dazugehörigen Dokumente. Rücklaufkontrolle und schriftliche Erinnerungen der Kunden, wenn diese fehlen und bei Erfolglosigkeit Weiterleitung des Falles an die Niederlassung.
Vorgaben
Überwachung von internen und gesetzlichen Vorgaben nach Kundenwunsch (Kalkulation, Mindestlöhne, Auswahlverschulden, Bauhauptgewerbe etc.). Weiterleitung wichtiger Informationen unter Beachtung von Eskalationsstufen. Aufbereitung von statistischen Auswertungen.
Erstellung von elektronischen oder schriftlichen Bescheinigungen für Mitarbeiter, Ämter, Behörden sowie für Krankenkassen oder sonstige Sozialversicherungsträger wie z.B. Arbeits-, Verdienst-, Urlaubs- oder Lohnsteuerbescheinigungen.
Bereitstellung von unterschiedlichen systemseitigen Auswertungen und Statistiken ggf. unter Berücksichtigung der individuellen Kundenwünsche, wie z.B. Fehlzeitenstatistiken, Performance-Statistik, Zeitkontoauswertung, Faktoranalysen, Kunden- und Mitarbeiterergebnisrechnung usw..
Unterstützung von Rentenversicherungs- und Lohnsteueraußenprüfungen. Bereitstellung der erforderlichen abrechnungsrelevanten Unterlagen sowie bei Bedarf der Räumlichkeiten. Nachträgliche Abwicklung der Folgeaktivitäten aus den Ergebnissen des Prüfberichtes z.B. Beitragskorrektur an Sozialversicherungsträger.
Überwachung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs. Erstellung und Übermittlung der Jahres- und Entgeltmeldung an die SV-Träger. Erstellung der Jahresmeldung für die gesetzliche Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) und die Schwerbehindertenabgabe.
Bescheinigungswesen
Erstellung von elektronischen oder schriftlichen Bescheinigungen für Mitarbeiter, Ämter, Behörden sowie für Krankenkassen oder sonstige Sozialversicherungsträger wie z.B. Arbeits-, Verdienst-, Urlaubs- oder Lohnsteuerbescheinigungen.
Auswertungen
Bereitstellung von unterschiedlichen systemseitigen Auswertungen und Statistiken ggf. unter Berücksichtigung der individuellen Kundenwünsche, wie z.B. Fehlzeitenstatistiken, Performance-Statistik, Zeitkontoauswertung, Faktoranalysen, Kunden- und Mitarbeiterergebnisrechnung usw..
Unterstützung bei Betriebsprüfungen
Unterstützung von Rentenversicherungs- und Lohnsteueraußenprüfungen. Bereitstellung der erforderlichen abrechnungsrelevanten Unterlagen sowie bei Bedarf der Räumlichkeiten. Nachträgliche Abwicklung der Folgeaktivitäten aus den Ergebnissen des Prüfberichtes z.B. Beitragskorrektur an Sozialversicherungsträger.
Jahreswechselarbeiten
Überwachung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs. Erstellung und Übermittlung der Jahres- und Entgeltmeldung an die SV-Träger. Erstellung der Jahresmeldung für die gesetzliche Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) und die Schwerbehindertenabgabe.
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